Ajouter une bonne dose Powershell, un zeste de IIS, un soupçon de téléchargement et une louche de paramétrage …

… voyons cela dans le détails

… et en images !

Exchange Management Tools contient les outils d’administration suivants:

• Exchange Management Console
• Exchange Management Shell
• Exchange Help file
• Microsoft Exchange Best Practices Analyzer Tool
• Exchange Troubleshooting Assistant Tool

Voici comment installer ces outils sur Vista :

1ère étape : Les prérequis

Tout d’abord téléchargez Windows Powershell pour Vista puis installez le sur votre station de travail.

Allez ensuite dans Démarrer / Panneau de configuration et cliquez sur Programmes et Fonctionnalités

Dans le panneau Tâches cliquez sur Activer ou désactiver des fonctionnalités Windows

Développer la rubrique Services Internet (IIS) / Outils d’administration Web / Compatibilité avec la gestion IIS6

Cocher alors Compatibilité avec la métabase IIS et la configuration IIS ainsi que Console de gestion IIS6 puis cliquez sur OK.

2ème étapes : Installation des outils

Depuis votre station Vista lancer le setup.exe à partir des sources d’installation de Exchange 2007.

Cliquez ensuite sur Step 4: Install Microsoft Exchange afin de lancer la copie des binaires sur votre machine.

Lorsque la fenêtre Introduction apparait cliquez sur Next

Dans la rubrique License agreement cliquez sur I Accept the terms in the license agreement. puis Next

Dans la rubrique Error Reporting choisissez Yes ou No puis Next

Dans la rubrique Installation Type cliquez sur Custom Exchange Server Installation puis Next

Dans la rubrique Server Role Selection sélectionnez Management Tools.

Dans la rubrique Readiness Checks vérifiez que tous les pré requis sont appliqués. Si oui cliquez sur Install puis Finish lorsque c’est terminé.

Voila vous pouvez maintenant administrer vos serveurs Exchange 2007 grâce à Exchange Management Console ou Exchange Management Shell pour lancer des commandes Powershell à distance !

Plutôt que d’éplucher les tonnes de documentations disponibles, les FAQ ou encore les forums, Microsoft propose un outil gratuit (c’est la moindre des choses), qui va vérifier automatiquement votre organisation Exchange afin de détecter d’éventuels vis d’installation ou de configuration. Il s’agit de Microsoft Exchange Best Practice Analyser.

En pratique …

Microsoft conseille d’installer l’application sur un poste d’administration. Inutile de surcharger vos serveurs Exchange !

Une fois l’application installée et démarrée c’est très intuitif. Vous allez sélectionner un contrôleur afin de récupérer la configuration de votre organisation Exchange.

Ensuite vous allez sélectionner les serveurs Exchange à analyser. Vous pouvez sélectionner l’ensemble de votre organisation.

Une fois l’analyse terminée, un rapport détaillé et interactif vous permet de découvrir les erreurs.

Il ne vous reste plus qu’à évaluer la criticité des alertes et de prendre les mesures nécessaires

Ressources

Télécharger Microsoft Exchange Server Best Practices Analyzer Tool

Rappelons le principe de fonctionnement d’une réservation.

Une ressource dans Outlook n’est autre qu’une boite aux lettre Exchange spécifique.

Lorsque l’organisateur d’une réunion sélectionne une ressource dans Outlook, il voit aussitôt la disponibilité ou non de celle ci à une date et une heure donnée. S’il la ressource est disponible il la sélectionne et envoie la demande de réunion aux collaborateurs et à la ressource

Un responsable désigné pour cette ressource va devoir accepter la demande de l’organisateur afin que celle ci apparaisse par la suite comme “occupée” dans les informations de disponibilité de Outlook.

Si le responsable de la ressource n’est pas assez réactif il est possible qu’une autre personne la réserve pensant que celle ci est disponible, ce qui n’est malheureusement pas le cas … et s’en suit les pénibles demandes de reports de la réunion.

Que va faire l’agent ?

Et bien notre agent fait office de secrétaire, puisque installé sur votre serveur de messagerie il va répondre automatiquement aux demandes de réservations de ressources , instantanément ! La disponibilité d’une ressource sera ainsi aussitôt mise à jour pour les futurs organisateurs de réunion.

Si la ressource est libre, l’agent accepte la demande. Mais si un organisateur envoie malgré tout une demande de réunion à une ressource déjà réservée (il y a des étourdis partout …), l’agent lui envoie aussitôt un refus de réservation.

Ressources

Télécharger l’agent d’acceptation automatique

Télécharger le guide de déploiement et d’administration de l’agent d’acceptation automatique

Ainsi pour supprimer une boite aux lettres ouvrez la console de gestion Utilisateurs et Ordinateurs Active Directory depuis votre serveur Exchange ou une station d’administration.

Parcourez ensuite les différentes OU afin de localiser le compte sur lequel vous souhaitez supprimer la BAL. Si vous ne connaissez pas l’emplacement du compte vous pouvez effectuer une recherche du compte.

Une fois le compte localisé, faites un clic droit dessus et cliquez sur Tâches Exchange …

Sélectionnez Supprimer la boites aux lettres et confirmez la suppression en cliquant sur Suivant puis encore Suivant.

La boite aux lettres n’est en réalité pas encore supprimée, elle a été simplement déconnectée de son compte utilisateur. Il existe en effet un délai de rétention par défaut de 7 jours pour des boites aux lettres avant leur suppression définitives.

Ce délai de rétention est configuré dans Exchange System Manager - ESM dans les propriétés des banques d’informations dans l’onglet Limites

Cela vous laisse ainsi la possibilité de reconnecter la BAL au compte utilisateur ou à un autre compte !

La reconnection d’une boite aux lettres s’effectue depuis ESM uniquement. Il faut pour cela localiser la BAL, ce qui n’est pas toujours évident lorsque vous avez une grosse organisation Exchange.

Je vous conseille de toujours noter la localisation de la BAL avant de la supprimer ! Le chamin de la BAL se situe les propriétés du compte AD, onglet Exchange - Général dans le champ Banque de boites aux lettres. Personnellement je copie le contenu de ce champ dans un champ disponible du compte AD de la personne ;-).

Une fois la BAL localisée vous pouvez procéder à la reconnexion

Voyons comment créer des boites aux lettres pour des utilisateurs Active Directory !

Tout d’abord ouvrez la console EMC depuis votre serveur Exchange ou une station d’administration.

Développez l’arborescence Configuration du destinataire et sélectionnez le conteneur Boite aux lettres

Dans le panneau Actions situé sur la droite cliquez sur Nouvelle boite aux lettres …

Exchange Server 2007 propose de créer 4 types de boites aux lettres très “groupware” :

• Boite aux lettres de l’utilisateur
• Boite aux lettres de salle
• Boite aux lettres d’équipement
• Boite aux lettres liées

Dans notre exemple nous souhaitons créer une boite aux lettres utilisateurs. Sélectionnez la première option et cliquez ensuite sur Suivant.

Il est possible de créer un utilisateur Active Directory ou de le sélectionner depuis une liste. J’ai choisis de créer une boite sur des comptes déja existant. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner des comptes

Exchange Server 2007 va automatiquement lister tous les comptes SANS boites aux lettres sur son domaine de rattachement. Sélectionnez les 2 comptes puis cliquez sur OK

Cliquez sur Suivant

Cliquez sur Parcourir afin de sélectionner un conteneur de BAL

Sur ma maquette de test je n’ai que le conteneur par défaut sélectionné automatiquement. Cliquez sur OK

Cliquez sur Suivant

La fenêtre suivante affiche un récapitulatif des actions. Cliquez sur Suivant pour lancer la création

La création des boites est assez rapide. Tout s’est correctement déroulé. Vous pouvez constater sur le screenshot que Exchange 2007 affiche les scripts Powershell qui ont été utilisés pour créer les 2 boites aux lettres. Cliquez sur Terminer pour sortir de l’assistant de création de BAL.

la fenêtre principale de EMC affiche désormais 2 nouvelles BAL !

Les 2 modes de fonctionnements de Outlook

Lorsque l’on utilise Outlook avec le mode cache désactivé ou que l’on accède à sa messagerie par l’interface Web de Outlook (OWA), on accède directement à la liste d’adresse globale Exchange, la Global Address List (GAL). Le délai de la mise à jour de la GAL dépendra uniquement de la topologie de réplication de votre annuaire Active Directory soit quelques minutes en général.

Si par contre Outlook est utilisé avec le mode cache actif, il va récupérer à intervalle donné une copie de la GAL depuis le serveur Exchange du client. Seulement cette copie appelée Offline Address Book (OAB) est générée par Exchange qu’une seule fois par jour !

Pour que vos changements soient pris en compte rapidement dans Outlook vous avez donc 2 opérations à effectuer:

• Mettre à jour le carnet d’adresses en mode autonome (OAB)
• Télécharger le mise à jour de OAB sur le client Outlook

Comment forcer la mise à jour de OAB?

Pour forcer la mise à jour de OAB connectez vous à Exchange System Manager (ESM), développez le contenaire Destinataires puis Liste d’adresses en mode hors connexion.

Ce contenaire contient au moins Default Offline Address List qui est le fichier OAB par défaut, mais il peut également contenir d’autres listes d’adresses définit sur chacun de vos serveurs Exchange. Pour mettre à jour OAB, faite un clic droit sur Default Offline Address List et cliquez sur Reconstruire. Un message vous informe que le temps de mise à jour peut réduire les performances de Exchange. Cliquez sur Oui pour lancer la mise à jour.

Vous pouvez modifier les paramètres de planification en double cliquant sur Default Offline Address List puis sur Personnaliser…

Comment recevoir la mise à jour de OAB sur Outlook?

Une fois le carnet d’adresses en mode autonome reconstruit il est nécessaire de le télécharger depuis votre client Outlook.

Pour cela ouvrez Outlook puis naviguez vers Outils \ Envoyer/recevoir \Télécharger le Carnet d’adresses et cliquez sur OK dans la fenêtre qui apparait.

Une fois la mise à jour effectuée vous pouvez constater, lorsque vous adressez un message, que vos modifications sont bien prises en compte (Présence d’un nouvel utilisateur, modification d’une adresse ou d’un display name effective, …)

Masquer une boite aux lettres Exchange du carnet d’adresse globale d’une organisation consiste à modifier l’attribut msExchHideFromAddressLists d’un compte Active Directory en lui attribuant la valeur TRUE. Plus simplement il suffit de cocher l’option Masquer dans la liste d’adresses Exchange située dans l’onglet Exchange - Paramètres avancés des propriétés d’un compte Active Directory

Pour rechercher l’ensemble des comptes pour lesquels cette option est activée une simple requête LDAP fera l’affaire. Pour cela

• Ouvrez la console Active Directory Users and Computers
• Effectuez un clic droit sur le nom de votre domaine et cliquez sur Find …
• Dans le champ Rechercher sélectionnez l’option Recherches Personnalisées (Custom Query) puis copiez la requête suivante dans le champ Entrez la requête LDAP :
  

(&(objectclass=user)(msExchHideFromAddressLists=TRUE))

• Lancez la recherche en cliquant sur Rechercher afin de lister l’ensemble des comptes concernés.

Prérequis:

• EXMERGE est installé sur votre serveur Exchange. La version EXMERGE doit correspondant à votre serveur.

Télécharger Exchange 2003 ExMerge

• Avoir les droits nécessaires sur l’ensemble des boites aux lettres concernées.

Procédure:

1. Démarrez EXMERGE.EXE. Il doit être normalement installé dans le répertoire “%Program Files%\Exchsrvr\bin”. Cliquez sur Next
2. Sélectionnez Export or Import (Two Step Procedure) puis cliquer sur Next
3. Sélectionnez Step 1: Extract data from and Exchange Server Mailbox puis cliquez sur Next
4. Dans le champ Microsoft Exchange Server Name indiquez le nom de votre serveur Exchange. Selon l’architecture Active Directory de votre environnement, il est peut-être nécessaire de renseigner le champ Domain Controller (DC) Name ainsi que le Port Number for LDAP queries: (defaut is 389). Cliquez ensuite sur le bouton Options
5. Dans l’onglet Data sélectionnez User Messages and Folders
6. Dans l’onglet Import Procedure sélectionnez Archive Data To Target Store. Cliquez sur Yes lorsque le message d’avertissement s’affiche.
7. Dans l’onglet Folders vous pouvez sélectionnez Ignore these folders sans préciser d’exceptions afin de scanner l’ensemble des répertoires. Si vous savez exactement ou se situe les messages à supprimer vous pouvez sélectionnez Process only these folders et affiner votre requête.
8. Dans l’onglet Dates il est également possible de spécifier la date des messages à scanner afin d’accélérer la recherche.
9. Dans l’onglet Message Details vous allez spécifier les conditions qui vont vous permettre d’identifier les messages à supprimer. Nous indiquons ici “Plan de Communication RH” dans le champ Enter new message subjects puis nous cliquons sur Add. De la même manière nous indiquons dans le champ Enter new attachement name le nom de la pièce jointe plan de communication.ppt.
10. Cliquez sur OK puis sur Next
11. Dans la fenêtre Database Selection choisissez maintenant les banques d’informations concernées par votre requête puis cliquez sur Next
12. Dans la fenêtre Mailbox Selection choisissez les boites aux lettres à inclure dans la requête puis cliquez sur Next.
13. Dans la fenêtre Locale Selection sélectionnez le code-page utilisé par votre serveur Exchange, autrement dit, la langue. En effet nous avons précédemment demandé de scanner des “folders”, mais EXMERGE doit lire Inbox ? ou Boite de réception ? ;-). Cliquez ensuite sur Next.
14. Dans la fenêtre Target Directory sélectionnez l’emplacement ou vous souhaitez stocker les messages supprimés. Notez que EXMERGE n’est pas capable ici d’estimer l’espace disque requis car nous avons définit un filtre de recherche. Assurez vous donc d’avoir un espace de stockage suffisant. Cliquez ensuite sur Next.
15. Dans la fenêtre Save Settings vous avez la possibilité de sauvegarder votre paramétrage à l’emplacement de votre choix. Cliquez ensuite sur Next pour démarrer le traitement.
16. Une barre de progression vous permettra de suivre le bon déroulement du traitement. Si le traitement échoue vous pouvez obtenir des détails dans le fichier ExMerge.log situé dans le répertoire d’installation d’EXMERGE.
17. Il ne vous reste plus qu’à vérifier que tout s’est correctement déroulé. Pour cela :

- Vérifiez la bonne suppression du message sur un échantillon représentatif de boite aux lettres, par exemple une boite (BAL) sur chacunes de vos banques d’informations (BI).

- Récupérez sur votre station de travail le fichier PST généré pendant la suppression afin de vérifier qu’il contient bien les messages supprimés.

En images …