Scanner vos documents pour vider vos tiroirs

Que vous soyez particulier ou entrepreneur, et que vous entrez seulement dans la vie active, je tiens tout de suite à vous mettre au parfum, vous allez tout au long de votre vie accumuler une quantité incroyable de documents papiers. Bulletins de salaire, Justificatifs bancaires, Factures, Assurances, Quittance, etc…. la liste d’exemple est aussi longue que la pile de documents à conserver, classer, accumuler, archiver, sera haute.

Scanner vos documents pour optimiser votre espace et en garder une archive bien sécurisée.

Il y a 3 ans, j’ai scanné tous les documents papiers de mes 10 premières années d’activités afin de les archiver, puis je les ai purement et simplement détruit afin de débarrasser mon bureau. Drôle d’impression au début car j’étais finalement attaché à mes documents papiers. Pourtant mes documents sont désormais mieux classés et bien mieux sécurisés: Une copie sur mes 2 disques USB dédiés à la sauvegarde et le répertoire synchronisé sur le Cloud via OneDrive (Cf.Comparatif de 26 Services de Sauvegarde sur le Cloud). Et je vous assure c’est bien moins compliqué de scanner et sauvegarder un document au fur et à mesure que de le gérer sous sa forme papier. Il faut juste mettre la machine en marche.

Malheureusement mon vieux scanner, un combo Scan / Imprimante lourd et encombrant ayant rendu l’âme, mes tiroirs sont de nouveaux envahit en à peine 3 ans. Et pour le coup j’ai le sentiment inverse de la première fois, je m’inquiète pour ces 3 ans de paperasse non sécurisée.

Je vous propose dans cette article une sélection de 3 scanners parfaitement adaptés à la dématérialisation au quotidien de ses documents divers et variés, l’idée étant d’avoir un appareil simple et pratique à utiliser et offrant les fonctionnalités requises, que l’on soit particulier ou chef d’entreprise.

Doxie Go – Le scanner tendance et ultra nomade

Doxie Go - Scanner de documents sans fil

Doxie Go – Scanner de documents sans fil

Le Doxie Go est un scanner portable de 399 grammes équipé d’une batterie intégrée et de 512 MB de mémoire interne. Totalement autonome, il permet de stocker sur sa carte SD interne environ 500 documents en 300 DPI et 200 documents en 600 DPI.

Le Doxie Go est proposé en 2 versions dont l’une permet de transférer les documents numérisés en WiFi directement sur votre ordinateur, smartphone ou tablette. Cette fonctionnalité est en fait assurée via une carte SD Eye-Fi que vous pouvez ajouter vous même au cas ou vous optiez initialement pour un Doxie Go avec une carte SD classique.

Côté performances comptez 15 secondes pour un scan en 300 DPI et 50 secondes pour un scan en 600 DPI, enregistrement compris.

Pour transférer vos documents sur votre ordinateur vous pouvez soit brancher le scanner via un câble USB, soit insérer la carte dans un lecteur de carte SD. Le résultat est le même puisque le Doxie Go est vu comme un stockage de masse pratique et bye bye les problèmes de pilotes.

Il ne vous reste plus qu’à récupérer les documents scannés au format JPG. L’application fournie avec le Doxie Go permet d’effectuer des opérations sur vos documents. Si par exemple vous avez scanné le recto et le verso d’un document, vous avez la possibilité de l’assembler dans un seul document PDF.

J’aurais préféré personnellement que l’assemblage puisse se faire à la volée comme peuvent le faire des scanners plus classiques, mais l’opération semble malgré tout être facile à effectuer à posteriori à partir du logiciel fourni.

Lors de la transformation d’un JPG en PDF vous pouvez activer la reconnaissance de caractères (OCR) si vous avez l’intention de modifier un document numérisé. Le moteur ABBY utilisé par le Doxie Go est de bonne facture et les résultats obtenus sont plutôt satisfaisants.

Toutes ses fonctionnalités ont un prix puisque le Doxie Pro est disponible à partir de 190€. Mais le plaisir n’a pas de prix 😉

le Mini Scanner de Taotronics, nomade et accessible

Mini Scanner de Poche Haute Resolution Portable Cordless 900 DPI, Format fichier:JPEG/PDF

Mini Scanner de Poche Haute Resolution Portable Cordless 900 DPI, Format fichier:JPEG/PDF

Ce Mini Scanner de chez Taotronics est, comme le Doxie Go, un scanner portable autonome équipé d’une mémoire interne. Il s’agit par contre d’un scanner à main avec lequel vous devrez balayer votre document pour le numériser, contrairement au Doxie Go ou le document glisse automatiquement à la bonne vitesse dans l’entrainement mécanique. Il n’est pas pas forcément évident d’avoir le bon coup et vous aurez peut être quelques difficultés au début, mais on s’y fait.

A noter que la carte n’étant pas fournie vous devrez l’ajouter vous même. Mieux vaut toutefois qu’il n’y ait pas de carte … qu’une carte trop petite (> Cartes Micro SD à moins de 7€ | Amazon). Une carte de 2 GB vous permettra ainsi de stocker jusqu’à 400 photos en 600 DPI et 1500 photos en 300 DPI. Vous pouvez malgré tout directement connecter le Mini Scanner à votre ordinateur si vous n’avez pas de carte dedans, c’est un plus par rapport au Doxie Go.

Il faut compter environ 20 secondes pour scanner un document en haute résolution. Les performances et les résultats obtenus sont donc plutôt conformes à mes attentes.

Les numérisations peuvent être faites directement en JPG ou PDF ce qui est également un bon point que ne relève même pas le Doxie Go. Par contre il n’est pas possible de numériser plusieurs documents dans un seul PDF, et c’est vraiment regrettable et presque éliminatoire dans mon cas. En effet si je souhaite le faire manuellement en numérisant en JPG, en ajouant les JPG dans un document Word et en exportant mon document Word en PDF ! Le côté pratique s’est envolé en une fraction de secondes.

Le prix redonne un regain d’intérêt à ce produit nomade puisque le Mini Scanner est disponible pour environ 53€. Il saura vous accompagner partout, idéal donc si vous êtes entrepreneur et naviguez entre bureau et domicile.

Le CanoScan LiDE 120 – Un scanner à plat pour toutes les bourses

Canon CanoScan LiDE 110 Scanner à plat 2400 x 4800 dpi USB

Canon CanoScan LiDE 110 Scanner à plat 2400 x 4800 dpi USB

Le CanoScan LiDE 120 est le scanner à plat d’entrée de gamme de chez Canon. Quand il s’agit de numériser ses papiers administratifs et ses factures, j’ai pensé qu’un appareil d’entrée de gamme traditionnel pouvait remplir l’objectif, à condition qui soit simple d’utilisation.

Ce scanner au format plus encombrant que les deux précédents n’est pas transportable. Par contre il reste léger (1,6kg) et fin (4 cm d’épaisseur). Il est donc possible de le ranger simplement en le glissant sur la tranche avec des livres ou dans le casier d’un bureau. Il prendra bien moins de place que vos piles de papiers.

Ce scanner est également auto alimenté par le câble USB permettant de le connecter à votre ordinateur. Point positif donc puisque vous n’aurez pas à chercher l’alimentation lorsque vous en aurez besoin, ni à vous baisser puor trouver une prise disponible … C’est ce genre de petite chose qui rende l’utilisation d’un produit plus aisée.

D’un point de vue utilisation, une fois les pilotes et logiciels installés, les 4 touches en façade du scanner  (Auto Scan, Email, Copy et PDF) permettent de réaliser des numérisations rapides. Le bouton Auto Scan permet par exemple d’automatiser jusqu’à 8 actions (format, nom, destination, qualité, …). Le bouton PDF permet vous l’aurez compris de directement générer des PDF et cette fonction est plutôt appréciable. Vous choisissez ainsi à chaque numérisation si vous souhaitez l’intégrer ou non au PDF de la numérisation précédente, fonction idéale pour scanner les documents administratifs de plusieurs pages, ils sont nombreux.

Le prix est plus qu’abordable puisque le CanoScan LiDE 120 est disponible aux alentours de 69€.

7 thoughts on “Scanner vos documents pour vider vos tiroirs

  1. Bonjour,
    Je me penche sur la question de la numérisation de mes papiers (impôts et fiches de paie dans un premier temps) et voilà l’information que je trouve sur le site du gouvernement :

    “Si vous avez vous-même scanné le document
    Si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur, ils n’ont pas la valeur juridique d’un original.

    De tels documents ne pourront pas être utilisés dans une action en justice.”

    Auriez vous des informations à ce sujet par le plus pur des hasards?
    Merci par avance

  2. Je suis à la recherche d’un scanner (intégré ou pas à une imprimante multifonction) avec lequel je peux scanner plusieurs pages (typ. 20 à 50) en recto-verso. Essentiellement format A4 en 300dpi. Le but est de numériser et d’archiver la grande majorité des documents administratifs et perso. De temps à autre, je scanne du format A3. C’est plus rare et en recto seulement. Quelques conseils?

    PS: pour le moment, je travail avec une imprimante multi-fonction (HP Photosmart 6510) avec un scanner à plat A4, à feuille unique. Donc pas très pratique dès qu’on arrive plusieurs dizaines de pages recto/verso

  3. Je procède exactement comme toi et surtout pas de GED pour un usage particulier car tu dépendras d’un logiciel tiers. Il faut toujours bien prendre en compte que les documents doivent être exploitables sur le long terme, par exemple une vieille facture ou la photo d’un vieux meuble servira en cas de sinistre de ta maison. Donc privilégier la simplicité et la standardisation, le JPG et le PDF sont parfait. Ton nommage et le classement sont également bien, je fais pareil . Le petit plus, je balance tout sur Onedrive (photos et docs) j’ai pour cela un abonnement à 0,99 eur par mois pour 50 GB en plus du stockage gratuit, trés satisfait car j’accède à mes docs de n’importe où. Bien sur sauvegarde périodique sur disque USB conservée dans un petit coffre ignifugé (je ferais un article sur des modèles de coffres dans les 200 / 300 €)

  4. Cool, merci de cette réponse rapide, pour l’instant j’utilise le scanner à plat intégré à mon imprimante (canon aussi) sur lequel j’ai configuré la production des pdf à 200ppi, ça fait des fichiers de ~200ko, c’est pas trop gros et bien lisible.
    Question subsidiaire: j’ai attaqué aujourd’hui la numérisation manuelle, avec simplement un nommage des fichiers “catégorie_date_émetteur” (ex: facture_20150806_EDF.pdf) puis un rangement dans des répertoires. Vous avez mieux ? J’ai vu qu’il y a plein des logiciels de GED mais ça me paraît trop lourd à mettre en œuvre pour mon besoin.

  5. Bonjour Yannick,

    J’utilise toujours le scanner à plat pour dématérialiser mes documents car les organismes ou entrepreneurs qui fournissent QUE des documents papiers sont encore trop nombreux. Mais mes tiroirs sont enfin vides. Tous mes scans sont synchronisés sur ONEDRIVE et sauvegardés périodiquement sur 2 DD.

    Pour info le CanoScan LiDE 110 est remplacé par le CanoScan LiDE 120.

  6. Bonjour, 2 ans ont passé, quel retour d’expérience du scanner à plat ?

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