Comment organiser votre flux de documents et de tâches avec ONLYOFFICE Workspace

Les fonctions de stockage, de partage et de synchronisation de fichiers ne sont parfois pas suffisantes pour permettre à une équipe ou à une entreprise de travailler. Si vous souhaitez de combiner ces fonctionnalités avec des fonctions de collaboration documentaire et de gestion de projets, il est recommandé d’envisager ONLYOFFICE Workspace. Cette plateforme collaborative est conçue pour la gestion de documents en ligne et l’édition collaborative.

Par rapport à ses concurrents tels que Google Workspace ou Microsoft 365, ONLYOFFICE Workspace accorde une attention particulière à la confidentialité et assure une protection maximale des données. Si vous ne voulez pas que les géants de la technologie contrôlent vos données et que vous aspirez à une plus grande indépendance numérique, cette solution open source vaut la peine d’être essayée.

À propos d’ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace est une plateforme de collaboration open source qui comprend la suite bureautique en ligne ONLYOFFICE Docs pour les documents texte à remplir, les feuilles de calcul, les formulaires et les présentations, ainsi qu’une suite d’applications de productivité avec des fonctionnalités de gestion de projets, de calendriers, de courriels, de communication en ligne et de réseau social avec des blogs, des forums et CRM.

Étant donné qu’ONLYOFFICE Workspace est un bureau en nuage tout-en-un où toutes les fonctionnalités clés sont accessibles via une interface unique dans votre navigateur, vous n’avez pas besoin de passer d’une application à l’autre pour effectuer votre travail. Tous les composants de base sont étroitement interconnectés et se complètent, ce qui est très pratique et vous permet de gagner du temps lors de l’exécution de différentes tâches.

ONLYOFFICE Workspace est également disponible comme un logiciel autonome qui peut être déployé sur site.

ONLYOFFICE Docs : collaborez sur des documents avec votre équipe en temps réel

ONLYOFFICE Workspace est une suite bureautique collaborative en ligne. Elle vous permet de créer et d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires et afficher et convertir des fichiers PDF directement dans votre navigateur, sans avoir à installer de logiciel supplémentaire.

La suite offre une interface intuitive à onglets et fournit le meilleur support pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint grâce à sa compatibilité native avec les formats OOXML (DOCX, XLSX, PPTX). Elle fonctionne également avec d’autres formats populaires (par exemple, ODT, ODS, ODP, DOC, XLS, PPT, PDF, etc.)

Les éditeurs ONLYOFFICE sont équipés d’un large éventail de fonctionnalités pour le travail collaboratif et la coédition en temps réel. Vous pouvez partager des documents avec d’autres utilisateurs et les co-éditer ensemble en utilisant deux modes – dans le mode Rapide, vous voyez immédiatement toutes les modifications faites par les autres, et le mode Strict affiche toutes les modifications seulement après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer.

Outre les modes de coédition, vous pouvez suivre les modifications apportées par vos coauteurs et les accepter ou les rejeter une par une ou toutes à la fois. La fonction d’historique des versions vous permet de restaurer n’importe quelle version d’un document à tout moment en cas d’activités d’édition incorrectes. Vous pouvez également comparer des documents et laisser des commentaires, ainsi que communiquer avec d’autres utilisateurs via le chat intégré directement dans le document.

Contrôlez tous les processus d’entreprise en un seul endroit

Un autre élément clé d’ONLYOFFICE Workspace est la productivité. Il s’agit d’une plateforme où vos coéquipiers et vous pouvez gérer toutes les activités liées à votre travail. Elle se compose de plusieurs modules fonctionnels qui peuvent être désactivés si nécessaire. Cette approche vous permet de personnaliser la solution et de laisser les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Conçue pour améliorer la productivité et l’efficacité des équipes, ONLYOFFICE Workspace apporte :

• stockage et gestion de vos documents et fichiers, y compris ceux provenant de stockages tiers, tels que Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, etc ;
• création des bases de données de clients et contrôle une trace des transactions potentielles ;
• génération de factures et de rapports de vente ;
• gestion de projets et analyse de leur progression à l’aide de diagrammes de Gantt ;
• utilisation du suivi du temps pour vos tâches personnelles ;
• création de calendriers individuels ou collectifs et planification des événements ;
• réseau social d’entreprise avec des blogs, des forums, des tableaux d’affichage, des bases de données wiki, etc.

Gérez efficacement tous vos courriels

ONLYOFFICE Workspace est équipé d’un serveur de messagerie qui vous permet de créer des boîtes aux lettres d’entreprise en utilisant votre nom de domaine. Il vous permet également de connecter des comptes tiers, de sorte que vous pouvez conserver et gérer tous vos courriels entrants et sortants en un seul endroit.

Le module Mail est étroitement intégré aux autres modules. Par exemple, vous pouvez joindre directement des fichiers depuis le module Documents lorsque vous écrivez un email ou lier des fils de discussion entiers ou des messages séparés à vos contacts CRM.

Priorité à la sécurité

Lorsqu’il s’agit de solutions collaboratives pour les entreprises, il est très important de s’assurer d’une sécurité et d’une confidentialité maximales. ONLYOFFICE Workspace offre une approche complète de ces questions et garantit que toutes les informations traitées dans la suite sont en sécurité. Voici quelques-unes des caractéristiques de sécurité :

• chiffrement des données au repos et en transit ;
• authentification LDAP/Active Directory ;
• authentification à deux facteurs ;
• JWT pour sécuriser le trafic du portail et s’assurer que les utilisateurs ne peuvent pas accéder à plus de données que ce qui est autorisé ;
• protection de la procédure de connexion ;
•  limites pour les adresses IP et les tentatives de connexion ;
• gestion des droits d’accès ;
• rapports d’audit ;
• surveillance des activités.

Période d’essai gratuite

ONLYOFFICE Workspace offre une période d’essai gratuite de 30 jours afin que vous puissiez tester la solution et essayer toutes les fonctionnalités. Bien que la période d’essai implique certaines limitations, c’est une bonne opportunité pour vous faire une opinion. ONLYOFFICE Workspace est gratuit pour 5 utilisateurs maximum. Donc, si vous avez une petite équipe, organisez votre travail sans acheter une licence.