“Il est essentiel de savoir prioriser ses tâches”
Selon le métier exercé il y a plus ou moins de tâches à traiter au quotidien. Tâches qu’il convient de savoir prioriser pour être à la fois plus efficace mais aussi plus zen. Si chacun a ses petites habitudes, je pense que l’on peut s’accorder à dire qu’il y en a des plus mauvaises que d’autres …
Certains ont comme méthode … de ne pas en avoir. D’ailleurs le simple fait d’évoquer le mot “méthode” leurs hérissent le poil. Si cette méthode a l’avantage d’être facile à mettre en place … elle manque cruellement d’efficacité. On a alors parfois à faire à des personnes très débordées, périodiquement sur les nerfs, et finalement pas très efficace.
A l’inverse certains sont peut être trop organisés, ce n’est pas un mal mais la simple gestion d’un système d’organisation peut devenir une contrainte à part entière. Et c’est le cas de l’excellente méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen, méthode dont je me suis longtemps inspiré et dont je vous recommande vivement la lecture. Bien que je n’applique pas (plus) cette méthode, elle m’a apportée beaucoup en termes d’organisation et j’applique quotidiennement quelques techniques essentielles :
- fermer ma boite mail quand je commence une action qui nécessite de la concentration
- découper mes projets en sous-tâches facilement réalisables
- maintenir une TO-DO List
- …
Donc pour résumer ne rien faire ou faire trop compliqué risque dans les 2 cas de nous rendre moins efficace pour finalement nous démotiver. Mais alors comment faire?
Comment mettre en place une TO-DO Liste simple à gérer
Il existe de nombreuses manières de gérer une TO-DO List, mais s’il en est une que j’affectionne particulièrement, c’est la règle des 1-3-5. C’est une manière minimaliste et très simple de gérer ses actions et ses priorités. Elle consiste à définir:
- 1 tâche très importante ou très urgente
- 3 tâches importantes ou urgentes
- 5 tâches moins importantes ou moins urgentes.
Chaque soir de préférence, ou en arrivant au travail, préparez votre TO-DO List. En faisant varier la taille de la police, vous avez un focus rapide sur LA tâche de la journée et les autres tâches. Ça paraît tout simple mais c’est redoutablement efficace. Vous savez en un clin d’œil sur quoi vous concentrer, très pratique si l’on a tendance à se disperser. A la fin de la journée vous aurez la satisfaction d’avoir accomplit votre travail convenablement et vous arrivez chez vous plus ZEN concentré sur la chose la plus importante : Votre vie personnelle
Templates à imprimer de la règle des 1-3-5
Voici quelques templates à imprimer si vous souhaitez réaliser des TDL propres et bien présentées. Personnellement pour des soucis de recyclage je me contente d’écrire sur le verso de vieille feuille A4 déjà imprimées à l’image de la photo d’entête de cet article. Je rajoute juste la date dans le coin pour reprendre des tâches que je n’aurais pas eu le temps d’effectuer. Je barre simplement les tâches effectuées.
Modèle 1
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Modèle 2
Modèle 3
