La carnet d’adresse Outlook ne se met pas à jour lors des modifications Active Directory – GAL vs OAB ?

Lorsque l’on créé, modifie ou supprime un compte de messagerie Exchange dans Active Directory on est surpris de ne pas visualiser ces changements rapidement dans Outlook. Par défaut il faut même attendre le lendemain matin pour enfin voir apparaitre les changements dans le carnet d’adresse …

Les 2 modes de fonctionnements de Outlook

Lorsque l’on utilise Outlook avec le mode cache désactivé ou que l’on accède à sa messagerie par l’interface Web de Outlook (OWA), on accède directement à la liste d’adresse globale Exchange, la Global Address List (GAL). Le délai de la mise à jour de la GAL dépendra uniquement de la topologie de réplication de votre annuaire Active Directory soit quelques minutes en général.

Si par contre Outlook est utilisé avec le mode cache actif, il va récupérer à intervalle donné une copie de la GAL depuis le serveur Exchange du client. Seulement cette copie appelée Offline Address Book (OAB) est générée par Exchange qu’une seule fois par jour !

Pour que vos changements soient pris en compte rapidement dans Outlook vous avez donc 2 opérations à effectuer:

• Mettre à jour le carnet d’adresses en mode autonome (OAB)
• Télécharger le mise à jour de OAB sur le client Outlook

Comment forcer la mise à jour de OAB?

Pour forcer la mise à jour de OAB connectez vous à Exchange System Manager (ESM), développez le contenaire Destinataires puis Liste d’adresses en mode hors connexion.

Ce contenaire contient au moins Default Offline Address List qui est le fichier OAB par défaut, mais il peut également contenir d’autres listes d’adresses définit sur chacun de vos serveurs Exchange. Pour mettre à jour OAB, faite un clic droit sur Default Offline Address List et cliquez sur Reconstruire. Un message vous informe que le temps de mise à jour peut réduire les performances de Exchange. Cliquez sur Oui pour lancer la mise à jour.

Vous pouvez modifier les paramètres de planification en double cliquant sur Default Offline Address List puis sur Personnaliser…

Comment recevoir la mise à jour de OAB sur Outlook?

Une fois le carnet d’adresses en mode autonome reconstruit il est nécessaire de le télécharger depuis votre client Outlook.

Pour cela ouvrez Outlook puis naviguez vers Outils \ Envoyer/recevoir \Télécharger le Carnet d’adresses et cliquez sur OK dans la fenêtre qui apparait.

Une fois la mise à jour effectuée vous pouvez constater, lorsque vous adressez un message, que vos modifications sont bien prises en compte (Présence d’un nouvel utilisateur, modification d’une adresse ou d’un display name effective, …)