De nombreuses sociétés utilisent le couple Exchange / Outlook comme système de réservation de ressources (salles de réunions, rétro projecteurs, matériels spécifiques). Généralement c’est l’hôtesse d’accueil ou une quelconque personne responsable de la ressource qui va accepter ou non la demande. Mais pourquoi ne pas automatiser ce processus ?
Rappelons le principe de fonctionnement d’une réservation.
Une ressource dans Outlook n’est autre qu’une boite aux lettre Exchange spécifique.
Lorsque l’organisateur d’une réunion sélectionne une ressource dans Outlook, il voit aussitôt la disponibilité ou non de celle ci à une date et une heure donnée. S’il la ressource est disponible il la sélectionne et envoie la demande de réunion aux collaborateurs et à la ressource
Un responsable désigné pour cette ressource va devoir accepter la demande de l’organisateur afin que celle ci apparaisse par la suite comme “occupée” dans les informations de disponibilité de Outlook.
Si le responsable de la ressource n’est pas assez réactif il est possible qu’une autre personne la réserve pensant que celle ci est disponible, ce qui n’est malheureusement pas le cas … et s’en suit les pénibles demandes de reports de la réunion.
Que va faire l’agent ?
Et bien notre agent fait office de secrétaire, puisque installé sur votre serveur de messagerie il va répondre automatiquement aux demandes de réservations de ressources , instantanément ! La disponibilité d’une ressource sera ainsi aussitôt mise à jour pour les futurs organisateurs de réunion.
Si la ressource est libre, l’agent accepte la demande. Mais si un organisateur envoie malgré tout une demande de réunion à une ressource déjà réservée (il y a des étourdis partout …), l’agent lui envoie aussitôt un refus de réservation.
Ressources
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