Un agent qui accepte automatiquement les demandes de réservations de salles.

De nombreuses sociétés utilisent le couple Exchange / Outlook comme système de réservation de ressources (salles de réunions, rétro projecteurs, matériels spécifiques). Généralement c’est l’hôtesse d’accueil ou une quelconque personne responsable de la ressource qui va accepter ou non la demande. Mais pourquoi ne pas automatiser ce processus ?

Rappelons le principe de fonctionnement d’une réservation.

Une ressource dans Outlook n’est autre qu’une boite aux lettre Exchange spécifique.

Lorsque l’organisateur d’une réunion sélectionne une ressource dans Outlook, il voit aussitôt la disponibilité ou non de celle ci à une date et une heure donnée. S’il la ressource est disponible il la sélectionne et envoie la demande de réunion aux collaborateurs et à la ressource

Un responsable désigné pour cette ressource va devoir accepter la demande de l’organisateur afin que celle ci apparaisse par la suite comme « occupée » dans les informations de disponibilité de Outlook.

Si le responsable de la ressource n’est pas assez réactif il est possible qu’une autre personne la réserve pensant que celle ci est disponible, ce qui n’est malheureusement pas le cas … et s’en suit les pénibles demandes de reports de la réunion.

Vous faites parti des nouveaux convertis au vélo pour vous rendre au travail? Félicitation car pour évacuer le stress de la journée le vélo est tout simplement incroyable

Je fais plus de 5000 km par an juste pour le travail et au moins autant pour le loisir. Pour suivre mes progrès, ma forme, explorer des nouveaux parcours, j'utilise un compteur GPS.

Le leader ne cherchez pas c'est Garmin grâce à un écosystème cohérent et complet.

Pour suivre vos activités, disposer de tous les métriques de bases pendant votre sortie et analyser ensuite votre parcours je vous recommande le Garmin Edge 130 Plus.

Mais si vous en voulez plus encore avec des fonctions de navigation avancées, la gestion de vos entraînements et l'analyse de vos performances orientez vous soit sur le Garmin Edge 530, le Garmin Edge 830 son équivalent tactile que j'utilise personnellement, ou le Garmin Edge 1030 Plus avec écran encore plus grand et si vous êtes très riche !

GPS Vélo

Que va faire l’agent ?

Et bien notre agent fait office de secrétaire, puisque installé sur votre serveur de messagerie il va répondre automatiquement aux demandes de réservations de ressources , instantanément ! La disponibilité d’une ressource sera ainsi aussitôt mise à jour pour les futurs organisateurs de réunion.

Si la ressource est libre, l’agent accepte la demande. Mais si un organisateur envoie malgré tout une demande de réunion à une ressource déjà réservée (il y a des étourdis partout …), l’agent lui envoie aussitôt un refus de réservation.

Ressources

Télécharger l’agent d’acceptation automatique

Télécharger le guide de déploiement et d’administration de l’agent d’acceptation automatique

Laissez un commentaire